会议筹备方案参考

　　为将我校质量建设年各项任务落到实处，确保教育教学工作会议顺利召开，特制定本方案。

　　一、组织分工

　　成立会务工作协调办公室，办公地点设在学校办公室(图书馆219室)，统筹协调教育教学工作会议各项筹备工作。周立群任会务工作协调办公室主任。

　　办公室分设会务组、材料组、宣传组，其组成人员如下：

　　1.会务组

　　组长：

　　成员：

　　2.材料组

　　组长：

　　成员：

　　3.宣传组

　　组长：

　　成员：

　　4.安全保障组

　　组长：

　　成员：

　　二、工作任务

　　1.会务组

　　(1)会议代表名单的落实

　　(2)会议议程的制定

　　(3)会议用品的督办(奖品、奖状、证书等)

　　(4)会议请柬的发送

　　(5)来宾接送及食宿安排

　　(6)会场接待物品发放

　　(7)会场布置、会场环境改善

　　(8)会场内部接待(礼仪、服务等)

　　2.材料组

　　(1)教育教学工作报告的撰写与打印

　　(2)教育厅领导讲话稿的撰写与打印

　　(3)理事长讲话稿的撰写与打印

　　(4)教育教学管理制度汇编的定稿与打印

　　(5)x级人才培养方案的定稿与打印

　　(6)会议新闻通稿的准备

　　(7)会议记录与会议纪要的编写与发布

　　(8)其他与会议相关材料的准备

　　(9)先进典型发言材料

　　(10)参会企业的发言材料

　　3.宣传组

　　(1)十佳人选的宣传，重点报道2-3个劳模的先进事迹

　　(2)获奖专业、教研室、教师、辅导员的专题报道

　　(3)校园环境整体布置及氛围营造

　　(4)新闻媒体记者的接待

　　(5)会议期间的摄影、摄像、微博墙、新闻采写

　　(6)奖牌、奖状等的制作

　　(7)校内新闻宣传(新闻网、微博、微信等)

　　(8)校外新闻宣传(各大媒体)

　　4.后勤安全保障组

　　(1)制订并实施会议期间的后勤安全保卫工作方案

　　(2)维持会场秩序，防止学校物资财产外流或丢失

　　(3)联系地方、警力，负责协调、接待

　　(4)做好解决突发事件的预案，保障会议安全

　　(5)提供并布置盆景花卉

　　(6)为参加会议的师生和嘉宾提供便捷的医疗服务

　　三、工作要求

　　1.在会议筹备与召开期间，各工作组要各司其职、各尽其责，主动配合协调办公室统一调动。

　　2. 本次工作纳入4月份绩效考核范畴。各工作组相关准备工作务必于4月23日前完成，协调办公室负责督察、验收与绩效考核。

　　3.协调办公室将根据需要，不定期在图书馆二楼组织召开工作碰头会，各工作组成员务必参加。

　　4.各工作组之间按工作流程保持衔接畅通，出现缺失主动补位，确保会议顺利进行。

　　5.各工作组要将各项工作任务分解到人，确定具体负责人与完成时间，制定工作推进时间表，保证每项工作得以按时落实。