档案数字化加工技术方案

1 对本项目需求的分析

1.1 项目概况

为了落实XXX档案管理不规范问题的整改要求，对XXX约2500卷、14万页资料、图纸档案进行整编和数字化。根据土地规划档案整体规范化管理要求，剩余土地、规划档案以及新产生的档案（2015-2017年度）整编和数字化工作。

1.2 建设目标

本次项目建设目标是对近些年的文书档案进行数字化扫描。其中部分档案存放时间比较久、纸质比较脆弱，在数字化加工过程中容易损坏，需要加倍小心。本次采购内容具体包括对纸质档案进行整理和扫描数字化加工、处理，将数字化后档案无缝导入档案管理系统，最后经XXX验收确认，完成全部采购工作，并对项目实施驻场加工、技术交流与培训、运行维护以及不少于一年（含）7*24小时售后技术服务等。

1.3 档案整理与交接

（1）数据格式选择

电子条目信息建库递交成果采用excel格式，符合XXX的标准。 （2）档案著录

按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立文件级目录数据库。同时对数据库相应的目录进行修正，确保目录的准确率。

（3）目录数据质量检查

要求采用双机对录系统进行著录，能提供逐字校对提示功能，双机对录系统可以根据不同的档案类型进行自定义设置。

（4）实物档案的档案目录号重新编制

档案目录号编制规则符合XXX标准，覆盖原档案目录号。 （5）档案著录标准

DA/T 18-1999档案著录规则。

1.4 档案前处理

在档案数字化加工前，应根据实际情况做好前处理工作，以确保数字化加工质量。具体要求是：

（1）档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标单位必须在加工场所设立临时档案库房，配置加锁的档案柜，并建立起严格的管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，做好调档的交接登记工作，确保档案安全，万无一失。

（2）案卷封面：检查案卷封面上的全宗名称、案卷题名、责任者、文种、保管期限、时间、文字等书写是否规范，前后是否统一；档号（全宗号、目录号、案卷号）是否正确，有无空号、重号现象；卷内文件份数与实际是否相符等进行核查和修正。

（3）卷内文件：检查卷内文件中的文件题名、主题词、责任者、页号、文件形成时间、文件编号、著录内容、文字、保管期限等书写是否规范、完整，能否揭示文件内容；卷内有无缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、折皱不平、装订压字等现象进行核查和修正，通过对档案的整理和规范著录，实现对案卷、文件、利用、编研、统计、密级划控等科学管理。

（4）整理拆装：尽可能不拆卷，确需拆卷的必须严格管理。在拆除案卷装订物时，必须注意保护档案不受损害，保持案卷内原有文件顺序（除个别必须调整的页面经征得XXX同意后予以调整的以外）。在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案原有的装订孔进行重新装订。在恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。恢复装订时，原则上不更换原卷皮、卷内目录和备考表。（对拆装须使用的工具及复原材料由中标单位提供，所提供的复原材料须符合档案的相关标准）

（5）页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描，不能使用高速扫描仪的，要用平板扫描仪来扫描。 以上检查结果均应按规定填写相关登记表单，并在不影响原来案卷质量的前提下提出具体处理意见，在投标文件中提交具体措施和处理方案，经XXX确认后按规范要求处理到位，处理结果经验收合格后转入下一道工序，验收不合格则由XXX下达停工令。

1.5 目录建库

条目录入按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，需要修改的。应征得我局档案管理人员许可并记录，方可修改。本项目须著录案卷级和文件级条目，文件级条目在同一个档案类型情况下，基本类同。

（1）案卷级著录信息

案卷信息录入，中标人应按照XXX的要求著录相应的字段内容。 （2）目录数据检查

采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

1.6 档案扫描

（1）扫描方式

纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，要采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

（2）扫描模式及分辨率

所有档案均须采用彩色模式进行扫描。

对档案文件进行扫描时，其分辨率均选择≥300dpi。原稿为灰度的，可选用灰度模式扫描；原稿为彩色的，须采用彩色模式扫描。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，适当提高分辨率。对特殊纸质档案，如照片等，扫描分辨率选择≥400dpi。档案扫描过程中应保持原档方向，扫描后的影像文件页面要端正，无扭曲。

（3）扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交XXX审核同意后，进行处理

（4）区分件与不件

区分件与不件，扫描件分开存放。

（5）扫描件命名规则

案卷目录数据库中的每一卷，都有一个与之相对应的唯一案卷档号，以该档号为这卷文件扫描后建立的相应文件夹的图像文件命名，卷内文件，采用该案卷档号，按页码顺序对图像文件命名。

（6）纸质档案数字化标准

DA/T 31—2017纸质档案技术规范、DA/T 18-1999档案著录规则等。

1.7 影像处理

应对扫描后的图像进行逐页纠偏、图像拼接、裁黑边（不许裁档案图像内的白边）、排序等处理，但不得改变图像内容，包括原档案中的污损，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，亮度及明暗对比尽可能接近原件，图像整体倾斜小于1度；对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像拼接完整、正确、无拼接痕迹；所有数字化产品封装前后同档案页面大小一致，前后两份纸张规格相同的文件页面大小一致；文件排列顺序正确。

1.8 图像存储

所有档案(包括纸质、照片、底片)形成的图像文件采用单页JPG或TIFF(JPG压缩)彩色格式存储，扫描后的电子文件需要提交硬盘储存做备份之用。

1.9 质检流程

系统自动把条目与图片进行关联后，逐一检查条目与影像是否对应匹配，退回不合格的条目或影像，退回不匹配的条目与影像。

对匹配完成后的影像数据进行最终成果转换。进行数据挂接。

（1）汇总挂接

数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，须成功挂接到XXX档案管理系统。

（2）数据关联

以目录数据库为依据，将每一份文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号或资料编号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等。通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号或资料编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。

1.10 装订还原

经过拆分扫描及完成影像处理的档案原件重新装订。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时对案卷内出现的漏号、缺号、重号、空白页等情况需在备考表上用黑色水笔工整、清洁的进行详细记录，不准出现涂改的情况。恢复装订时，重新打印目录并替换原有目录，且进行装盒。

1.11 系统挂接

扫描图像文件应与目录数据进行挂接，在相关表单上填写数据挂接后的页码、页数，核对每一份文件挂接后的页码、页数与前处理、扫描时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

1.12 档案整理安全保密、规范性要求

将归档资料全部按规范整理、扫描入库，要求安全、保密、规范。中标人应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和采购人的有关规定（另行签订）。档案扫描工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。中标人应做到： 1.12.1 保密措施要求

（1）中标人参与本项目的所有工作人员必须通过采购人的审核，并登记备案。中标人必须向采购人提供以下资料：《OCR处理工作人员登记表》（每人一式一份），工作人员身份证复印件（每人一式一份），工作人员档案岗位资格证书复印件（部分人员一式一份）。

（2）除钥匙及眼镜等外，中标人工作人员未经采购人同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他随身物品带入OCR处理工作室，也不得将工作室的物品擅自带出工作室外。

（3）未经采购人批准，中标人不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。

（4）投标人须承诺在项目运行期间所使用的电脑所安装的系统软件和应用软件必须使用正版软件。

（5）投标人要求：根据国家档案局规定，本项目投标人必须无境外（含港澳台）组织、机构、人员投资或者参与经营管理。投标人投标时须提供承诺函及法定代表人身份证复印件。 1.12.2 人员保密要求

（1）项目实施过程中，中标人如需更换、增加工作人员，必须提前一周向采购人提供拟加入人员的资料，取得对方签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本项目实施岗位的人员，中标人需在人员离岗后一周内，在采购人保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。

（2）中标人参与本项目的工作人员必须接受采购人组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。

（3）中标人工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

（4）中标人及其所有工作人员必须向采购人提供书面保密承诺并签订保密协议，如有违反，追究其法律责任。

1.13 对项目管理要求的理解

1.13.1 组织实施要求理解

中标方应结合采购方的档案管理制度制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理管理规定及操作流程，以确保档案整理规范、符合质量要求。并要求项目负责人和核心技术人员常驻发标方现场。 1.13.2 项目人员安排要求理解

投标人在投标书中所写项目组成员一定是参与本项目服务的管理或者工作人员，不得随意更改。本项目要求指定专人负责该项目，项目负责人必须为中标单位公司级负责人，需按要求确保岗位人员的稳定性。项目负责人及主要技术人员情况将作为评分考察的重点内容。 1.13.3 项目验收要求理解 1.13.3.1 数据验收

（1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

（2）数据验收时抽检的比率不得低于20%。

（3）中标单位必须建立严格的质量检测体系，对整理录入的数据进行抽检，抽检达到档案行业质量标准的，才能递交XXX审核、验收。 1.13.3.2 验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为\"不合格\"。

（1）档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‟。 （2）扫描图像：漏扫率≤0.2‟。

（3）图像质量：图像质量情况完好率99%。 （4）格式封装：图像文件的命名差错率≤1‟。

（5）目录核对、完善：以案卷为单位，关键字段（题名、文号、责任者、日期、保管期限、页数等）正确率100%，其余字段录入错误率≤5‟。

（6）条目与图像挂接：挂接正确率100% （7）档案原始材料：100%不缺失。 1.13.3.3 验收审核

（1）XXX对中标单位数据每月进行验收。数据验收以抽检方式进行。中标单位提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回中标单位全面自检，在退回自检期间，XXX将不再向中标单位提供加工的档案。

（2）XXX在验收中检出的错误，中标单位及时、无偿予以纠正并再提交XXX验收。

（3）全部档案验收“通过”的结论，必须经领导审核、签字后方有效。 （4）如全部档案完成后不能通过验收的，视为中标单位违约。

（5）数据验收合格后，中标单位须刻录DVD光盘或移动硬盘一式三份提交给XXX，著录条目和全文数据向XXX数据库迁移。

2 技术解决方案

2.1 项目总体思路

实现档案资料的规范化整理和扫描，既是一项劳动密集型的巨大工程，也是一项涉及方方面面、各个环节的系统工程。档案整理扫描服务项目数量大，工期长，任务重。在本项目实施过程中，首先我司将派驻一名档案专家进一步调研情况，与客户方沟通项目的实际情况，优化项目的实施方案并提供给客户我司最终优化的项目实施方案，避免标准不同导致的重复工作，充分体现高效工作，实现边整理边鉴定，保护好纸质档案原件；其次，我司会制定出适合项目实际情况的严格的出入库制度和保密方案，做好档案电子化流程控制，做好实物档案保管和电子化信息备份工作，保证电子化数据及原始档案资料的安全；再次，我司严格控制档案整理、扫描质量，做到加工准确率为100%。

2.2 项目实施原则

按照建立和谐社会的要求，工作需遵循如下原则：

1、在充分利用原有基础，尊重和维护档案的本质属性，保持档案文件之间的历史联系；

2、依照本项目的业务程序、遵循文件材料的形成规律、保持案卷内文件材料的系统联系；

3、结合保管期限划分，以便于档案安全保管和提供利用；

4、充分尊重和利用原有的整理、录入和扫描结果。

2.3 档案整理解决方案

2.3.1 档案接收

本项目招标文件要求：要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单：对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。

我司将严格按照《归档案卷相关材料接收标准》和XXX的相关归档要求接收案卷。

1、对档案资料的完整性进行检查，将档案从客户方的档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号。保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、防压、运输安全，减少档案的破损和丢失。

2、对接收的档案登记移交清单，按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清点到盒(卷)，不出现漏登记或重复登记。由用户单位和加工方专人在出库移交清单上签字确认。

3、对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数，对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与用户提供的电子/纸质的接收清单在加工方的生产加工管理软件档案接收模块中进行比对，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请用户方确认后再进行档案整理等工作。 我司考虑到客户方提供的加工场地空间有限，采用定期分批接收，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。 2.3.2 分类编号

本项目招标文件要求：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。

我司依据 《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用，设定的大类和子属类，并根据本项目的实际情况设置，未合内容另增设新类。大类用英文字母表示，属类、小类、案卷号用阿拉伯数字表示。并依据招标人的具体相关要求和法律法规做出实际的调整。

2.4.3 组卷整理

本项目招标文件要求组卷整理包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。中标方应严格按照《档案整理规则》(DA/T22-2000)进行整理。 我司详细工作内入如下：

1、原件拆卷

自备拆装工具，严格遵守相关业务规范，注意保护原件，不能损坏；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错；根据需要，进行文件的整理；多页粘贴在一起，要分开单独处理,注意浆糊黏附的位置，小心处理，严禁破坏档案原件的行为。工作统计登记，责任到人。

2、案卷分类

依据 《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）设定的大类和子属类，并根 据本项目的实际情况设置，未合内容另增设新类。大类用英文字母表示，属类、小类、案卷号用阿拉伯数字表示。并依据招标人的具体相关要求和法律法规做出实际的调整。

3、组卷

在分类的基础上，将各类（属类）范围内的文件材料组成案卷（由互有联系的若干个文件组成的档案保管单位），案卷的基本要求是：卷内文件材料齐全完整；保持卷内文件材料之间的有机联系；卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用。

①卷内文件材料齐全完整

指每篇文件材料的定稿和印件、多种文字稿本，每份文件材料的正件和附件及其页数都应齐全完整。

②保持卷内文件材料之间的有机联系

将具有共同特征的若干份文件材料组合成一个案卷。 文件材料之间的联系主要有以下几种： 文件材料在内容特征方面的联系 文件材料在责任者特征方面的联系 文件材料在时间特征方面的联系 文件材料在文种特征方面的联系

③卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用

若案卷太厚，不便于装订、查阅、复印、保密；若案卷太薄，文件比较零散、同一问题的文件不太集中不便于利用，又浪费卷皮，增加装订工作量。所以，案卷厚薄要适中，一般在 20 至 150 页之间为适。

4、修裱粘贴

为保证深圳市住房公积金中心档案整理扫描项目的顺利进行，必须对部分已破损的档案进行修裱粘贴。档案修裱的基本流程主要包括修裱前整理、修裱、修裱后复原装订。

（1）修裱前整理

档案修裱前，首先是对案卷拆开、去钉、除霉、理顺页码，对仅是补洞或需要整张托裱的纸张进行分类。

（2）修裱

对破损较少的档案进行手工补洞；对破损严重或脆裂的档案进行整张托裱。 （3）修裱后复原

把修裱后的档案，经过整理加工处理后，按档案原样进行装订。 5、重复页的抽离及废纸处理

档案整理处理过程中对于有重复页的情况，按照实际情况取其中较为完整的予以保留，对于抽离的重复纸张统一集中保存，交由招标人处理。档案整理处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安排专责人员对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才清出工作场地。

6、盖章

按要求加盖档号章并在合适的地方填写内容 7、填写封皮 按要求填写封皮 8、填写盒脊 按要求填写盒脊

9、打印

依据各类业务项目专业分类表中规定的单位代字、科研代字、项目代号、字、顺序号、支号等。文字材料档案编号结构形式与实例。图纸档案编号结构形式与实例。卷内目录按照统一个格式填写，文号写全称，需注明年代，提名单的年月，日期，页号需按标准书写，页面需整洁，附卷内目录打印模板。确定案卷目录和案卷封面所有项目是否正确，档案封面的纸张和字迹要求符合规范。安排专人打印卷内目录、案卷目录、封面、卷内备考表、封面标签及脊背标签等。 2.4.4 信息著录

本项目要求：在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录。 中标方应严格按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行著录。

对数据与实物进行对比检查，发现目录信息不全，进行补录入， 系统提供了常用项便捷录入，可直接在常用项上双击就可完成录入。 若常用项里没有也可手动在目录名中进行输入，然后点击增加按钮直 接添加。

我司信息著录方式方法如下：

1、按原目录编目、系统录入

按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)和XXX的要求(即上述 案卷目录和文件级目录要求)进行著录，建立档案目录数据库。并将档案档案条

目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整的电子档案。

2、自拟目录编目、系统录入

按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)和XXX的要求对无目录 的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。 3、目录数据质量检查

采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验)的方式，对目录数据库 的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现

不合格的数据应要求进行修改或重录。 4、一稿双录、人机校验

同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同 的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，

并将这些项目标识出来(显红)，且不让通过。软件提示：“数据不一致请确认”。

随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比

对，将数据修改正确。

目录数据编目、系统录入人员，认真地逐条核对，在档案馆管理人员的指 导、监督下，进行更正，差错率不得超过 1%；

根据整理核对人员的差错报告，若是目录室的目录错误，则在档案馆目录 管理人员指导下，进行更正，确保目录室目录准确无误。 2.4.5 档案扫描

本项目档案扫描要求：包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。

我司档案扫描主要工作有：

1、档案扫描 1、采用专业文件扫描仪和采用 A3 幅面以内的高速、平板扫描仪，如尺寸超过 A3 的，可选用大幅面图像扫描仪（AO）。确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。

2、严格遵守并达到国家标准：《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2005）纸质档案数字化技术规范》。

3、文件的存储格式为 TIFF 多页文档或者 PDF 多页文档格式。

4、黑白页面扫描为黑白模式，彩色页面扫描为彩色模式，根据原件清晰程度，根据需要，个别采用灰度或真彩扫描，分辨率一般为 300dpi，对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为 300dpi 或更高。对于纸质较差的原件，不允许采取连续进纸方式扫描，只能单张扫描。差错率不得超过 1%。

5、扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页图片命名及组成符合相关规定及采购人的要求，差错率不得超过 1%。

2、 图像处理 扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、

端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：

1．图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过 2 度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

2．图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。

3．字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。

4．图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。

5、对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息；保证图像端正、清晰、无黑边，图像倾斜度不大于 2 度、对图像中的污点进行清除（不对图像内容进行修改）, 图像在 50% 的比例下浏览看不到电子档案污点。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。当发现图像折叠、变形、不清晰时必须对图像重新扫描；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保数字化图像资料不重复、不遗漏、清晰无边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示和原样打印的清晰识读。

3、二校处理

图像校对

图像校对主要是和原件进行比较，若发现扫错、多扫、少扫等现象，及时进行补扫。

污渍、黑边、偏斜、纠偏处理

数字化加工系统会根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动轻度、中度、高度去污，对纸质变质或扫描时的黑边完全自动清除、自动进行偏斜校正处理。系统支持局部去污、并能对不能够自动处理的页面进行单页多次修正。对图像进行纠偏，图像偏度不得大于 1 度，图像处理人员在发现扫描不合格的文件，进行登记后交扫描人员处理，双方签字确认后的表单留存备查。使因扫描造成的不合格图像及时返回上一生产流程。

全文页面及局部文字的加深和变浅

图像处理人员在进行图像处理时，遇到扫描获取的图像数据因原件存在清晰度欠佳的情况，可提高图像的清晰度。如遇到原资料的字间距和行间距过密的页、或文字较深或较浅的复印件、传真件、手写稿等字迹不清楚的资料，所获取的扫描图像都可进行修正处理，确保文字及图像信息清晰可辨。

4、批量上载 将扫描完成的电子档案数据进行核对，无误后将电子档案挂接档案查询软 件系统。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到 100％正确。

5、合卷处理

扫描图像文件扫描加工过程中形成的图像成品，按照实体档案特点进行合卷处理，合卷处理需保障合卷的准确性。

2.4 纸张质地状况较差档案与超大幅面及图纸类文件扫描解决方

案

2.4.1 纸张质地状况较差档案扫描解决方案

对纸张质地状况较差档案扫描：包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。

我司档案扫描主要工作有：

1、档案扫描 1、采用专业文件扫描仪和采用 A3 幅面以内的高速、平板扫描仪，如尺寸超过 A3 的，可选用大幅面图像扫描仪（AO）。确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。

2、严格遵守并达到国家标准：《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2005）纸质档案数字化技术规范》。

3、文件的存储格式为 TIFF 多页文档或者 PDF 多页文档格式。

4、黑白页面扫描为黑白模式，彩色页面扫描为彩色模式，根据原件清晰程度，根据需要，个别采用灰度或真彩扫描，分辨率一般为 300dpi，对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为 300dpi 或更高。对于纸质较差的原件，不允许采取连续进纸方式扫描，只能单张扫描。差错率不得超过 1%。

5、扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页图片命名及组成符合相关规定及采购人的要求，差错率不得超过 1%。

2、 图像处理 扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：

1．图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过 2 度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

2．图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。

3．字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。 4．图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。

5、对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息；保证图像端正、清晰、无黑边，图像倾斜度不大于 2 度、对图像中的污点进行清除（不对图像内容进行修改）, 图像在 50% 的比例下浏览看不到电子档案污点。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。当发现图像折叠、变形、不清晰时必须对图像重新扫描；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保数字化图像资料不重复、不遗漏、清晰无边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示和原样打印的清晰识读。

3、二校处理

图像校对

图像校对主要是和原件进行比较，若发现扫错、多扫、少扫等现象，及时进行补扫。

污渍、黑边、偏斜、纠偏处理

数字化加工系统会根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动轻度、中度、高度去污，对纸质变质或扫描时的黑边完全自动清除、自动进行偏斜校正处理。系统支持局部去污、并能对不能够自动处理的页面进行单页多次修正。对图像进行纠偏，图像偏度不得大于 1 度，图像处理人员在发现扫描不合格的文件，进行登记后交扫描人员处理，双方签字确认后的表单留存备查。使因扫描造成的不合格图像及时返回上一生产流程。

全文页面及局部文字的加深和变浅

图像处理人员在进行图像处理时，遇到扫描获取的图像数据因原件存在清晰度欠佳的情况，可提高图像的清晰度。如遇到原资料的字间距和行间距过密的页、或文字较深或较浅的复印件、传真件、手写稿等字迹不清楚的资料，所获取的扫描图像都可进行修正处理，确保文字及图像信息清晰可辨。

4、批量上载

将扫描完成的电子档案数据进行核对，无误后将电子档案挂接档案查询软 件系统。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到 100％正确。

5、合卷处理

扫描图像文件扫描加工过程中形成的图像成品，按照实体档案特点进行合卷处理，合卷处理需保障合卷的准确性。 2.4.2 超大幅面及图纸类文件扫描解决方案

 较薄的纸张

采用纯平板扫描仪进行扫描，确保无损坏；

在纸张下方垫用相似条件的纸张作为参照物确保扫描后的影像质量无透光现象；

公司拥有相应的效果处理软件加以控制，确保影像质量； 本公司与扫描仪厂商建立了长期战略合作伙伴关系，提供各类纸张的标准色表，确保影像质量。  发脆的纸张

拆卷后采用平板扫描仪加工，纸质太差的使用专用档案衬纸衬底裱糊处理。

 破损的纸张

对于已经破损的文件，用专用档案修补纸和胶水、胶带等进行修补，破损情况严重，无法修补的，用专用纸在背面托衬进行文件的修复；

扫描过程中，按规定的操作方法进行操作，避免因操作不当造成文件的破损； 对于所有破损文件进行记录备案，处理前与客户方进行沟通确认。  变色的纸张

在扫描仪硬件方面，调用各类厂商提供的插件、控件进行第一次处理； 根据纸张具体情况调节扫描仪的各项参数，主要包括：伽码值、对比度、亮度、色表等；

利用本公司专用扫描软件进行最后的影像优化处理；包括：边缘锐化、色彩温和度调整、折皱处理等；

采用厂家的去底色技术处理。  色浅的纸张

在扫描时调整对比度、亮度以达到最佳效果；

采用本公司专用扫描软件中的灰度补偿功能进行字迹线条加深处理。  超大的纸张

超大纸张采用局部扫描后用图像处理软件进行拼接处理。  粘贴的纸张

对于粘贴的纸张在用户允许的情况下将其剪切下来后平铺着粘贴到专用档案修补衬纸上，作为附件装订到档案当中，而其扫描件与原件进行合页处理。

2.5 数字化扫描加工方案(针对于XXX)

档案数字化加工业务总体包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。

先后顺序为：调卷>著录>拆卷>扫描>处理>质检>装卷>归还>备份>挂接。没有特殊要求的情况下，按照流程进行操作。 2.5.1 档案调卷

这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（XXX）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求： 1，我方指定专人负责。

2，填写《档案交接登记表》（附件一）。 3，在交接登记表上要有双方的签字。 2.5.2 整理及著录

档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，

会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。

对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种: （一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。

（二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档（文档号为JS121006002）。

如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：

1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。

2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：

以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。

以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。

3，如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。

4，如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。

5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来，反应给客户协商解决。

6，关于顺页；整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。

7，关于分卷问题；档号保持不变，卷号采用“卷号-卷次”格式，如0025-1、0025-2、0025-3„„0025-12、0025-13；如果纸质档案分多卷，但是客户没有分卷次的，我们要重新编卷次，增加一条案卷目录，每个分卷都要对应一条案卷目录（不能两个分卷对应一个目录）。

8，关于补卷问题；漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等，我们做目录时当保持不变。 9，档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠（\\ ,/），如果发现要改成中

划线（-）（注意：中划线录入时，要使用英文输入法下的半脚录入），日期格式统一采用8位数字，如20120206，不足8位时补0。 以上问题出现时，及时反馈给组长，由组长和客户协调。 2.5.3 拆卷

拆卷时要对照档案目录逐页检查档案原件同时检查档案纸质目录，发现错误或疏漏进行改正或做出正确标识。

1，按顺序进行拆卷，“年度 > 保管期限 > 案卷号 >盒号”。拆卷过程中注意保护档案的原貌，以便于装卷、还卷时保持档案的原貌。

2，页码检查，页码检查过程中小于本卷其他页面的纸张用相同规格白纸进行裱糊。裱糊纸不得大于同文件其它纸型，裱糊位置适中。然后重新编写当前页码。若发现缺页、残页等问题及时做好记录，并反馈给组长。 3，拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。 4，将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意。

5，拆卷过程中剔除生锈、易锈等金属物，对粘贴牢固、柔软纸张的卷要做记录，重点处理。

6，注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理； 7，破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描（裱糊、压平或进行托纸扫描）； 2.5.4 档案扫描

档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程，扫描的操作顺序： 1>导入档案目录到档案数字化加工软件；

2>通过档案数字化加工软件生成计算机磁盘树型文件目录结构； 3>开始扫描档案；

扫描中的操作细节及要求如下：

1，扫描后的文件存储格式应为TIFF格式，分辨率为300DPI，以黑白扫描为主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。

2，档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

3, 认真填写纸质档案《扫描登记表》（附件二），登记移交的档案数量、扫描

的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

4, 扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。（扫描分辨率一般建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。） 2.5.5 影像处理

影像处理要以视觉清晰、页面完整为准，对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。

影像处理时，要保留文件编号与文件页码。特殊情况下，如扫描的照片不用进行影像处理。

影像处理的过程中切勿操之过急，为了确保影像确实处理成功了，要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求，应重新对图像进行扫描（初次扫描的图像要保留）。影像处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。 具体操作细节如下：

1．对图像偏斜度、清晰度、失真度、去污点、去黑边等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理，初扫要保留。

2．发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整，处理时要保留文件编号与文件页码。 3．大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，未请示组长的情况下，不得删除任何原文或清除任何原文内容。

4. 若处理时误删原文或原文内容，要及时反应给组长，协调扫描人员，重新扫描、处理。

5. 处理过程中遇到问题时，要查阅原文及时做出更改，并汇报给组长登记。 6. 处理工作完成时，要将扫描处理结束的原文汇报转交给组长，以便后期质检数据挂接。 2.5.6 数据质检

1、逐条检查每个案卷目录下的扫描文件，是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。

2、逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。 3、逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。

如果出现以上问题要填写《数据质检表》并及时修改，完成质检后将表提交给组长。组长按《数据质检表》二次质检，并对其它数据按5%比例抽检。 2.5.7 档案装卷

1、装订前对照档案目录检查档案数量、内容的正确性，档案目录是否清晰并与档案实体相符；

2、检查盒内文档的各种编号与盒面各项是否相符；检查文件排列顺序是否正确，文件放置方向是否正确；

3、装卷时一定要再次顺页，若装卷时除拆卷、扫描人员反应的问题外，发现文件有缺页、残页，目录、备考表遗失等其他问题时要及时向转交人员问询，反应给组长及时解决；

4、装卷时一定要注意档案在拆卷前的原貌，不得自作主张，改变档案装卷规则； 2.5.8 完整归还

归还时由档案交接负责人完成，档案交接负责人提交给客户，并填写《档案交接登记表》（附件一），《档案交接登记表》必须有客户的签名。本表格由组长保存，最后提交到公司做永久备案。 2.5.9 数据备份

扫描期间组长要备份不同价段的数据两份以上，扫描后备份，质检后备份，全部工程完成后，客户经验收合格后，进行三种备份 1、将全部数据刻录成DVD光盘备份。 2、将全部数据在计算机硬盘上备份。

3、将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。 2.5.10 数据挂接

1、由组长通过ADPS生成挂接数据。

2、将数据复制到档案服务器上，运行服务器上的挂接软件进行操作。 3、打开AIMS(档案信息化管理系统)，检查挂接的文档。

2.6 配备管理方案(针对于存储介质、终端安全管理)

2.6.1 终端管理

单位的网络中往往保存和传输着大量的重要数据或机密信息，为了防止重要信息外泄，很多单位实施了内、物理隔离。即便如此，仍会有很多危险威胁着内网的安全，非法接入行为即是内网重要数据流失和引入病毒的主要隐患之一。

对于已经实施了物理隔离的内网而言，严格有效的网络准入管理是最为重要的安全管理措施。目前市场上出现了很多网络准入类产品，此类产品主要采用两种技术手段来实现，一是基于ARP技术的非法IP地址管理，二是基于802.1X标准的入网认证。但是上述技术都存在一定的局限性，基于ARP技术的非法IP地址管理不可跨越VLAN，并对装有ARP防火墙的计算机不能；基于802.1X标准的认证对网络设备有很大的依赖性，且无法解决私接路由的问题。上述两种方案更无法解决两台计算机直连拷贝数据的非法接入行为。总的来说，业内现有大部分解决方案不易于全网实施，且存在明显的缺陷和管理漏洞。

鉴于业内缺乏完整的网络准入管理解决方案的现状，我司首创“无漏洞”准入管理方案。该产品支持各种类型网络，无需用户修改任何网络配置，不受网络设备和防火墙的，即使是私接路由或计算机直连的入网行为也能够有效禁止，彻底杜绝外来计算机随意接入网络。而对于不便安装本产品客户端的特殊管理点（如重要服务器等），可通过部署通软网络访问控制服务器（GNAC）来保障安全性，从而杜绝管理盲点的存在。通软“接入管理”与“GNAC”的完美结合为用户提供了天衣无缝的网络接入管理解决方案，真正实现“无漏洞”的接入控制，打造严格密闭的网络空间。另外，也可以采用“接入管理”与“802.1X”结合的方式达到同样效果。

根据需要，单位可能需要计算机安装一些必要的软件，例如管理软件或杀毒软件等。但随着时间的推移，很难保证这些软件都能够正常被运行。重新部署，即浪费人力物力，又无法保证不会再次流失。本系统提供绑定第三方软件功能，可绑定任意需要安装的软件，绑定后，计算机不安装运行规定的软件，可以阻断其通讯。对于已经被阻断了的计算机，还可通过访问修复区安装绑定的软件。 2.6.2 移动存储管理

在各种计算机外设给信息交换带来极大方便的同时，也给很多数据安全敏感单位带来很多麻烦。现今非常常见的USB移动存储设备是造成内网机密信息流失的主要途径，一个小小的U盘便能在不被人察觉的情况下将核心数据拷走。然而由于工作的需要，内网的一些计算机却不能封闭U口，需要在工作中用U盘进行信息的传递，因此USB移动存储设备成为内网机密信息流失和引入病毒的主要途径。针对上述问题，通软平台设计以下功能进行管理：

 外部设备管理：可以屏蔽USB设备，禁止使用U盘和移动硬盘等存储类

设备，而仅可以使用USB鼠标和USB打印机等非存储类设备。此外，还

能够对光驱、软驱、移动存储设备、红外、串/并口、1394、蓝牙、磁带等设备进行管理。

 U盘管理：可以防止U盘传播病毒，设置U盘的使用权限和属性，信息

只能入网不能出网，即使U盘丢失信息也不会被获取，有效防止网内机

密信息通过U盘外泄。

 基于设备过滤驱动程序，可以屏蔽USB设备，禁止使用U盘和移动硬盘

等存储类设备，而仅可以使用USB鼠标和USB打印机等非存储类设备。此外，还能够对光驱、软驱、移动存储设备、串/并口、红外、蓝牙、磁带、1394等设备进行管理。系统提供禁止、允许、监视、关机和阻断通讯等管理方式，对U盘的管理可设置只读或只写等，支持离线策略。  基于设备过滤驱动程序、虚拟磁盘技术、磁盘加/解密技术，提供授权/保密/安全U盘机制，授权U盘和保密U盘功能都是对普通U盘进行修

改，在U盘的关键部位添加识别码，使其成为特殊的U盘。当实施了禁用普通U盘策略后，已经授权的U盘仍可以在被授权的客户端上使用，未授权的U盘将被禁止使用，授权U盘在未安装客户端的计算机上也可以正常使用。当U盘被设置成保密U盘后，将无法在未安装本系统客户端的算机上使用，并且保密U盘仅能在被授权的客户端上使用。当U盘被设置成安全U盘后，可将U盘的使用区域分成两个部分，其中安全区域相当于保密U盘，公共区域在授权的客户端和未安装客户端的计算机上可以正常使用，在未授权的客户端上受USB移动存储管理策略的。设置U盘的使用权限和属性，信息只能入网不能出网，即使U盘丢失信息也不会被获取，有效防止网内机密信息通过U盘外泄，防止通过U盘传播病毒。

 当发生违规操作时，可发出报警，记录报警信息，并提供U盘使用情况

分布报表、U盘使用次数排名报表、U盘使用时间分布报表。  基于设备过滤驱动程序，采用PNP技术，可以对终端的USB存储设备进

行审计，记录审计信息。 2.6.3 系统自身安全

除了对网络及终端的安全管理外，产品系统自身的信息安全也尤为重要。客户端方面，除了上面已经介绍过的客户端拥有强大的自我保护机制外，系统还提供了操作系统帐号审计，可以查看终端帐号的基本信息，并对终端账号的变化进行审计。服务端方面，系统提供了多种安全管理措施，主要功能点为：

 配置登陆IP地址：定义用户可以登陆的控制台IP地址，只有授权的计

算机才能使用产品的控制台；

 管理员身份鉴别：完善管理员身份鉴别功能。包括对管理员口令强度和

长度的检查，登陆尝试次数的，以及登陆后的超时锁定；  控制台锁定：提供手动锁定和闲置自动锁定两种机制，管理员可设置闲

置超时时间；

 防数据丢失：数据库存储空间将满时，提供报警提示信息，防止因空间

不足导致数据丢失。

2.6.4 数据备份方案

在计算机信息系统中存储的信息主要包括纯粹的数据信息和各种功能文件信息两大类。对纯粹数据信息的安全保护，以数据库信息的保护最为典型。而对各种功能文件的保护，终端安全很重要。

一、数据库安全保护

要实现对数据库的安全保护，一种选择是安全数据库系统，即从系统的设计、实现、使用和管理等各个阶段都要遵循一套完整的系统安全策略；二是以现有数据库系统所提供的功能为基础构作安全模块，旨在增强现有数据库系统的安全性。

通过第三方提供的安全代理系统可以很好的实现对数据库的安全访问。安全代理系统基于Client-Server结构构造，由服务器安全代理和客户安全代理两大模块构成，双方通信遵循SSL协议加密应用数据流。客户端安全代理套件负责代理客户机上TCP/IP应用，服务器安全代理作为数据库对外的接口，鉴别所有对数据库的访问。

二、离线备份

由于任何软件错误、病毒影响、误操作等等，都会同步地在多份数据中发生影响。因此，我们再通过磁盘双工技术或另一台服务器进行网络化的异地容灾备份，以便能在数据损坏、丢失时进行恢复。

该数据存储按项目验收进度，进行增量备份，平时保存在用户方且不做删除处理，直到整个项目验收合格后，由用户决定如何处理。数据备份使用鄞州洞桥镇档案馆提供的备份介质。 针对本项目的备份策略设计如下：

常见的备份方式包括以下三种：

 全备份（Full Backup，F）：对要备份的内容做无条件的全部备份；  差分备份（Differential Backup，D）：从前一个全备份以后，对变更

过或新增的文件进行备份；

 增量备份（Incremental Backup，I）：对从上次任意形式的备份以后变

更过或新增的所有文件进行备份。

常规的备份策略可以采用三种备份方式相结合的方式，如下所示： 周日---周一---周二---周三---周四---周五---周六---周日----

F------I--------I-------D-------I-------D-------I-------F------ 各备份节点包含的备份内容如下：  周日的全备份备全部的数据；

 周一的增量备份备周日到周一其间变更过或新增的数据；  周二的增量备份备周一到周二其间变更过或新增的数据；

 周三的差分备份备周日到周三其间变更过或新增的数据（其中包括了周

一和周二的增量备份）；

 周四的增量备份备周三到周四其间变更过或新增的数据；

 周五的差分备份备周日到周五其间变更过或新增的数据（其中包括周三

的差分<内含周一和周二的增量>和周四的增量备份）；  周六的增量备份备周五到周六其间变更过或新增的数据。

以上的备份策略充分运用了全备份、增量备份、差分备份各自的特点，尽可能减少每次备份的数据量以提高备份速度。而且在任意时间点发生数据灾难后，为恢复数据所需的备份镜像文件不超过三个，保证了恢复的高效性。

3 扫描加工流程整体设计

我司数字化加工的标准流程可以分为档案交接、整理、目录数据检查纠错、扫描加工、图像处理、图像质检、数据挂接、数据校验、分盘刻录和数据交付等工序。整个加工流程由我司将待整理加工的档案分配给加工小组，完成后统一进行装订还原，并进行数据校验，实施流程如下图所示：

主要工序简要说明如下：

1、领用交接：从档案库房提取需要进行数字化加工的档案原件到加工现场（可以按工作日、班次或批次提取），根据需要清点到盒（卷），记录每盒（卷）档案件数及页数，不出现遗漏登记或重复登记。

2、档案整理：整理人员对领出的档案原件进行数量清点和纸张检查，发现问题及时登记并提交用户审核处理，对没有问题的档案才进行拆卷处理。然后进行拆卷、纠正、平整、裱糊、鉴定、分页等处理工作。其中，整理人员需要进行目录质检，即要与实体核对，如核对有问题，须当场提出，由档案馆的人员进行目录的修改后，重新导出目录给加工小组（一般是第二天提供正确的目录），当天的这一卷案卷须封存，第二天才能继续进行。

3、扫描加工：扫描操作员将整理好的档案原件，根据纸张状况和工作任务进行扫描。

4、图像处理：利用计算机对扫描后形成的影像文件进行精细处理，包括纠偏、去污、裁剪、色彩调整等修饰工作。

5、分盘刻录：对数字化加工成果按目录刻盘，光盘出现问题时能够使用硬

盘还原重新刻录。

6、数据交付：将质量合格的扫描数据更新到服务器，并定期备份。 8、著录挂接：通过软件著录档案条目，并与档案扫描图像进行正确挂接。 根据项目的特殊需要，在数字化加工过程中可能会另外对扫描件进行文字识别、图纸影像进行矢量化、最终数据制作成电子书籍或图册。这些操作根据项目要求而定，在加工流程安排时在适当的位置进行嵌套。

3.1 拆卷流程

由整理人员对档案进行纸张数量确定、鉴定（区分扫描件与非扫描件）、分页、编制页码（档案本身编有页码，但因底稿不扫，造成影像文件页码不连续，且原有页码编制不规范，文件背面未编，所以不可用，为保证质量与效率，页码需重新编制）等工作，工作流程图如下所示。

说明如下：

1、整理人员向周转库房管理员领取本组待处理案卷，填写《档案数量确认领卷单》。

2、周转库房管理员将档案交给整理人员，整理人员根据案卷信息填写《档案数量确认单》中相应项：档号、卷皮标明的张、页数。

3、整理人员逐页清点案卷张、页数。如数量不符、纸张破损严重等异常情况，则填写《异常情况登记表——档案数量确认》，同时立即报告由值班主管处理，值班主管报知用户，双方协调解决。

4、整理人员清点完成，填写《档案数量确认单》中相应项：实际张、页数、偏离数、偏离情况等。

5、完成一批（10卷）双方签字确认，填写《工作流程单》。

6、整理人员按档号顺序从周转库房领取一批档案，10本为一批。 7、整理人员确认该批档案档号（全宗号、目录号、年度、案卷号、保管期限），在《工作流程单》》上登记该批档案情况，登记内容为档号。

8、整理人员拿出一本案卷，在案卷左边案卷脊背上确认档号，并把该档号准确无误的填写到案卷封皮正面左下方相应栏目内，使用铅笔填写。

9、整理人员拆卷，拆卷顺序按照档案原有编排顺序依次进行。

10、整理人员检查文件完整性，文件纸张若有折叠（包括边角），需展开抚平；若有破损，小心用修补；若有多页粘连，不需撕开。特殊纸张（如：已破碎的文件）将根据实际情况进行必要的处理，如复印、加薄膜等，以防止在扫描工序中对纸张造成二次伤害。如有异常情况（缺页，内容与目录不符和等），则在《工作流程单》“备注”栏内注明情况备查，并填写《异常情况登记表——档案前处理》。

11、我方整理人员拆卷对必须分页才能扫描的纸张，经用户同意后，用裁纸刀沿文件原边缘折痕裁切；并将所有卷内文件平放整齐。

12、整理人员编制页码，页码从1开始按顺序编制，对A3纸张页码编制：开放内容（表格）则视为单页，只打一个页码；单独封闭内容（表格）视为两页，按内容顺序打两个页码。编制要求为：

（1）所有扫描稿按顺序重编页码，所有有内容页面均要敲页码，保证每张影象编制一个页码

（2）扫描页码编制位置在文件左下角，装订线内

（3）扫描页码位数不定，无前置零，以跟原页码区分。

13、页码编制完成，在《工作流程单》相应栏目内填写本卷需扫描张数，即最后页码，并签字确认。

3.2 扫描流程

3.2.1 组员接收资料

提交过来的卷宗资料，组员将所要接收的卷宗号进行“打√”，然后点击“接收所选”，接收卷宗成功。

卷宗接收成功后，将被送往“扫描”系统操作员手中，将卷宗内的所有受理单号内的纸质资料扫描成电子图片。

3.2.2 扫描检查

在系统的“实物档案管理”栏点击“扫描检查”，检查卷宗的扫描状态。 将所要检查的卷宗号进行“打√”，然后点击“打开卷宗”按键，就可以查看此卷宗的扫描状态。如图所示。

如果卷宗内的受理单号的状态栏显示“扫描进行时”，说明此受理单号内的纸质资料还未进行或者未通过扫描操作和“质检”系统 的校验操作。如图所示。

如果卷宗内的受理单号的状态栏显示“扫描完毕”，说明此受理单号内的纸质资料全部都扫描成电子图片，并通过了“质检”系统 的校验操作。

操作步骤：资料状态生成——扫描信息生成——写入类目信息——扫描校验。 3.2.3 组员提交资料

在系统的“实物档案管理”栏点击“组员提交资料”，将已扫描完毕的卷宗提交给归档组。

当卷宗内的受理单状态全部变成了“扫描完毕”时，操作员就可以将此卷宗

号进行“打√”，然后点击“提交所选”按键，将此卷宗提交给归档组进行归档。如图 所示。

3.2.4 扫描系统部分 3.2.4.1 扫描仪选择

点击扫描系统中的“扫描仪选择”按键，进入扫描仪的选择设置功能模块。如图所示：

从扫描仪选择设置模块的左边部分找到需要运行的扫描仪机器型号，点选后点右边的“选定”键系统与扫描仪连接成功。

在模块左边点选任意一台扫描仪机器的型号，再点击模块右边的“设置”键，可以对该扫描仪进行一些属性的基本设置。 3.2.4.2 扫描仪参数设置

扫描仪参数设置

点击扫描系统中的“扫描仪参数设置”按键 ，进入扫描仪的详细参数设置功能模块。

在扫描仪参数设置模块中，可以根据需扫描文件的实际需求进行多项详细设

置，如选择单面扫描或双面扫描，设置页面尺寸、页面格式、亮度颜色等等，如下图所示：

扫描

点击扫描系统中的“扫描”按键 ，进行资料扫描操作。

将贴好了条码号的纸质资料放入扫描机内，点击扫描系统操作界面上的“扫描”键，扫描仪将纸质资料扫描至电脑上的扫描系统内。扫描后的纸质资料图片的条形码全部出现在左边条形码栏内，点击每一条条形码，会在左边的图片显示框内出现与条形码相对应的那张纸质资料图片，点击上面的“图片编辑工具栏”内的图标，可以对图片进行放大、缩小、裁剪、旋转等编辑操作。在左边的“图片查看工具栏”可以用不同显示方法查看纸质资料图片。

如果扫描完纸质资料后，出现左边条码框内有条码号，但是右边图片显示框内没有相对应的纸质资料图片的异常情况，可以用鼠标选定这条异常的条码号，然后点击鼠标右键选择“删除选定页”，再重性将对应这个条码的纸质资料进行

扫描操作即可。

如果扫描完纸质资料后，出现右边图片显示框有扫描后的纸质资料图片，而左边条码框内对应于这张图片的条码号位置却显示空白的异常情况，可以用鼠标选定这个异常的空白条码号位置，然后点鼠标右键选择“修改条码号”，进入修改条码号的界面，然后手动将此张纸质资料图片对应的条码号输入“修改条码输入框”内，再按“确定”键即可。如下图所示：

如果在扫描时，将不同的受理单资料混到了一起扫描到系统中了，那么在扫描员在点击“上传”键进行上传时，系统会跳出提示框，提醒条形码有异常，扫描员将混入的其它受理单的条形码进行删除操作，然后重新点击“上传”键，即可将资料上传至“校验”系统。

如果要删除已扫描的所有纸质资料图片，可以点击左边图片查看工具栏内的键，将所有已扫描资料删除。

上传

点击扫描系统中的“上传”按键 ，将扫描后的纸质资料图片上传至“校验”系统中。

扫描员在检查完扫描后的图片资料无异常情况后，点击“上传”键，系统会将已扫描完的所有纸质资料图片上传至“校验”内，进行质检检验操作。

3.3 影像处理流程

图像处理人员和图像质检人员使用“××数字化加工信息系统”进行图像处理（区别在于质检人员仅检查和登记问题，处理人员解决问题），流程如下所示。

说明如下：

1、图像处理人员打开××数字化加工信息系统，在任务步骤栏选择“影像处理”步骤。点击“任务获取”，在任务列表中按年份先后选取一条待处理任务，关闭任务列表。点击“刷新”按钮，双击任务记录，打开图片窗口。

2、图像处理人员确认任务列表中档号与封皮影像中档号一致，如不一致则登记《异常情况登记表——图像处理》，并报告值班主管，立即查明情况并处理。如果需要与档案原件核对，则填写《图像处理异常情况处理临时领卷单》，向周转库房管理员领取领取档案。

3、图像处理人员确认档号无误后，然后核对影像数量是否正确（需要一次性查明整卷情况，1张封皮+N张目录+最后页页码=本卷影像数）。通过软件翻到最后页确认页码。如影像数量有误，则登记《异常情况登记表——图像处理》，并报告值班主管协助处理。确认后在《异常情况登记表——图像处理》中登记和使用新编制扫描页码。

4、图像处理人员对图像进行检查并处理发现的问题，处理手段包括旋转、纠偏、去污、居中、色彩调整等。处理过程中注意是否有非扫描件影像（标准见档案整理）、色彩模式是否正确（标准见档案扫描）、影像内容是否清晰（主要是黑白影像）。处理要求如下：

（1）对于图像模糊不清情况，填写《异常情况登记表——图像处理》交由扫描主管签字，找出档案由扫描人员调节扫描参数进行图像的再扫描，确实因填写用笔不当导致扫描图像模糊的，需请用户签字确认。

（2）对扫描图像进行纠偏，页面端正，无明显倾斜，倾斜度不大于1°。对于图像严重倾斜而致使图像无法处理，填写《异常情况登记表——图像处理》交由扫描主管签字，找出档案由扫描人员进行重新扫描，并向用户作出说明。

（3）对于扫描后图像文件中的污点、黑边等进行去除，保证图像文件的干净、整洁和美观。对于黑边影响识别的需填写《异常情况登记表——图像处理》，交由扫描主管签字，找出档案由扫描人员进行重新扫描，并向用户作出说明。 （4）保持扫描图像内容居中，上下左右四边尺寸合理，边距过宽的进行裁边，边距过窄的进行加宽。

（5）对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致.

5、图像处理人员完成一批图像后保存图像，填写《工作流程单》。

3.4 索引流程

本项目要求：在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录。 中标方应严格按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行著录。

对数据与实物进行对比检查，发现目录信息不全，进行补录入，系统提供了常用项便捷录入，可直接在常用项上双击就可完成录入。若常用项里没有也可手动在目录名中进行输入，然后点击增加按钮直接添加。

我司信息著录方式方法如下：

1、按原目录编目、系统录入

按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)和XXX的要求(即上述案卷目录和文件级目录要求)进行著录，建立档案目录数据库。并将档案档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整的电子档案。 2、自拟目录编目、系统录入

按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)和XXX的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。 3、目录数据质量检查

采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验)的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。 4、一稿双录、人机校验

同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来(显红)，且不让通过。软件提示：“数据不一致请确认”。 随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。

目录数据编目、系统录入人员，认真地逐条核对，在档案馆管理人员的指导、监督下，进行更正，差错率不得超过 1%；根据整理核对人员的差错报告，若是目录室的目录错误，则在档案馆目录管理人员指导下，进行更正，确保目录室目录准确无误。

3.5 质检流程

质量抽检的流程如下图所示。

说明如下：

1、质检人员打开××数字化加工信息系统，在任务步骤栏选择“档案质检”步骤。点击“任务获取”，在任务列表中按年份先后选取一条待处理任务，关闭任务列表。点击“刷新”按钮，双击任务记录，打开图片窗口。

2、质检人员确认任务列表中档号与封皮影像中档号一致，如不一致则登记《异常情况登记表——总检》，并报告值班主管，立即查明情况并处理。如果需要与档案原件核对，则填写《总检异常情况处理临时领卷单》，向周转库房管理员领取领取档案。

3、质检人员确认档号无误后，然后核对影像数量是否正确（需要一次性查明整卷情况，1张封皮+N张目录+最后页页码=本卷影像数）。

4、质检人员逐页翻看检查影像，右键点击卷内目录检查影像与条目对应情况，如果发现问题，则登记在《异常情况登记表——总检》中。

5、抽检完成后，如果质量合格填写《质量抽检验收单》，并填写《工作流程单》。

我司有一整套完善的关于质量控制的记录表，这套表格贯穿档案加工的全流程，方便不同质检人员对质量问题进行记录，汇总上报项目经理再进行统筹解决。具体模板详见以下表格：

3.6 装订流程

装订还原将经过拆分扫描及完成影像处理的档案原件重新装订，流程图如下。

说明如下：

1、档案还原人员从周转库房领取已加工完毕的档案。

2、将案卷内文件整理整齐，标准是优先左边、底边对齐，然后是右边对齐。按以下要求装订案卷：

（1）严禁将纸张放反、放倒、页码顺序错乱。 （2）大纸张按原折痕折叠好。

（3）档案纸张过窄的，用白纸在装订边（一般为左边）补齐。

3、夹子夹紧后打孔，打孔位置尽可能在原孔位置上打，但以保证不脱页优先。页数少的案卷用衬条加厚，档案线尽可能拉紧些，防止松动。

4、在还原过程中，如果发生问题，登记《异常情况登记表——档案还原》。 5、装订好后档案按顺序分年度排放。 6、还原人员填写《工作流程单》。

4 项目实施和进度计划

项目总工期9个月，自合同约定进场施工之日起算。合同签订后7个工作日内，中标单位须将有关扫描加工软、硬件设备、工作人员等进驻场地进行施工。

4.1 项目实施方案

为保障项目整个过程的顺利进行，项目各阶段的工作安排我司做了详细的部署和计划，主要由以下9点构成：

1、人员设备准备：严格执行投标文件中承诺设备和人员数量，同时参考确认项

目实施计划书进行相应的调整。

2、项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。

3、需求详细调研：我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。 4、实施标准确立：项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。如有必要，档案整理及数字化标准确立可以邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。

5、实施流程设立：项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家（从事档案工作30年以上）对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。我方参考已确认标准进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。

6、项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。

7、项目正式运行工作：包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接和刻盘各环节顺利运转。

8、项目收尾工作：主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内部检查并完善。

9、项目验收工作：双方共同对项目进行总体验收及总结。

4.2 项目进度计划

4.3 保障措施

为保障项目的管理规范性和操作流程顺畅，我司在多年的项目实施管理过程中形成了依稀累的项目管理规章制度，详细如下：

1.工作区域管理工作人员在工作时间内不准会客，不到非工作场所，保持工作区域的安静，进出工作区域时需要两人以上行动。在工作间不允许抽烟、吃零食、

大声喧哗及做其它可能损坏档案的事情。

2．实际操作管理工作人员不能无故察看和互相议论档案内容。工作时统一穿戴无口袋的工作服，出入工作室不得携带任何与工作相关的物品；工作过程中产生的碎纸、废光盘等工作垃圾不得私自处理，必须交由档案室值班人员统一处理。挂包、钱包等个人物品存放在指定位置，未经档案室管理人员同意，不得将工作间任何物品带出工作间外。

3．通讯及存储设备管理现场工作人员不得携带任何手机、呼机等移动通讯设备以及软驱、移动硬盘、U盘等信息存储等设备。项目现场外面安放专门供现场实施人员存放物品的保险柜，每人一柜。进入现场前，需更换工作服装，存放通讯设备。

4．工作日志管理每位现场工作人员必须有每天的工作记录(时间、地点、数量等)，并进行定期检查。项目经理每天需对每位现场工作人员的工作日志进行核实和检查。

5．出入证使用管理工作人员工作场所的出入证件由专人管理，进入工作场所由证件管理者确认后当场发放，离开时交回。项目严禁未经许可放入非项目实施人员，私自带非操作人员入场纳入考核范围。

6．请销假制度管理工作人员一律由主管人员负责把关，严格请、销假制度，不得中途离职或无故不上班，实行奖惩制度。员工的请假（事假）需提前三天向项目经理进行申请，经批准方可请假；项目经理的请假需提前三天向公司人事部门及采购人（用户）负责人提出，经双方批准方可执行。员工和项目经理的病假需书面提出申请，并需向人事部门提供正规医院开具的相关证明文件。员工的离职需经客户方同意方可执行；项目经理的离职需提前一个月申请，公司批准后需报备客户方同意。

4.3.1 质量控制目标

1. 档案装订目标：按原样还原。 2. 扫描图像目标：漏扫率为零。

3. 图像质量目标：每批抽检合格率达到100%。 4. 图像纠偏目标：小于1度。 5. 档案著录目标：正确率达到100%。

6. 格式封装目标：图像文件的命名正确率100%。 7. 档案索引目标：索引字段要求100%正确。 8. 数据挂接目标：挂接应达到100%准确率。

9. 档案保密目标：档案资料100%不遗失、损坏和泄露。

4.3.2 质量保障计划

质量保障计划包括确定哪种质量标准适合该项目并决定如何达到这些标准。在项目计划中，它是程序推进的主要推动力之一，应当有规律地执行并与其他项目计划程序并行。例如，对管理质量的要求可能是成本或进度计划的调节，对生产质量的要求则可能是对确定问题的详尽的风险分析。

本项目中我方引入ISO质量控制体系，在各个岗位、每道工序中都使用了相应的表单、文档进行工作指导和跟踪控制，层层把关防范故障问题的产生。 4.3.3 质量保障方案

加大对广大员工的宣传、教育和培训力度，使广大员工了解公司的质量方针的内容，并理解其深刻内涵，了解公司的质量要求；

1. 详尽的流程操作指导书，环环相扣的标准程序也是有效控制质量内容措

施之一；

2. 加工小组人员的职业技能培训、资质认定——产出高品质成果的源泉； 3. 合理的加工进度安排，是保持高质量的持续动力；

4. 档案流通全程跟踪，所有档案的提取或送交，都有设置严格的联络、签

收制度，以便客户方相关人员可以有序的管理和控制整个文档电子化的进程；

5. 完善的质量管理计划包括监控所有项目成果，以判定它们是否符合有关

的质量标准，并找出方法消除造成项目成果不令人满意的原因； 6. 加工质量全程跟踪，对有问题的工序进行登记，以供返工改错所需； 7. 合理的责任产量与5％以内的员工流动率，是保质保量完成项目的根本； 8. 高品质的扫描仪，是档案扫描质量的最基本保证； 9. 目录的录入应达到准确率保持在100%；

10. 质量控制统计：全面的抽检软件能随机、周期性的对成品影像文件进行

循环抽检，并对抽检的抽样结果进行分析统计，随时进行纠错和预防行为；

11. 与质量挂钩的考核制度，对准确率高的给予嘉奖。

4.3.4 质量控制流程

4.3.5 质量保障措施

一、

自检

检验包括测量、检查和测试等活动，目的是确定项目成果是否与要求相一致。检验可以在任何管理层次中开展（例如，一个单项活动的结果和整个项目的最后成果都可以检验）。检验有各种名称：复查、产品复查、审查及回顾；在一些应用领域中，这些名称有范围较窄的专门含义。

二、

控制表

控制表是根据时间推移对程序运行结果的一种图表展示。常用于判断程序是否\"在控制中\"进行（例如，程序运行结果中的差异是否因随机变量所产生是否必须对突发事件的原因查清并纠正）。当一个程序在控制之中时，不应对它进行调

整。这个程序可能为了得到改进而有所变动，但只要它在控制范围之中，就不应人为地去调整它。控制表可以用来监控各种类型的变量的输出。尽管控制表常被用于跟踪重复性的活动，诸如生产事务，它还可以用于监控成本和进度的变动、容量和范围变化的频率，项目文件中的错误，或者其他管理结果，以便判断\"项目管理程序\"是否在控制之中。

三、

排列图

排列图是一种直方图，由事件发生的频率组织而成，用以显示多少成果是产生于已确定的各种类型的原因的（见下图）。等级序列是用来指导纠错行动的--项目小组应首先采取措施去解决导致最多缺陷的问题。排列图与帕累特法则的观点有联系，后者认为相应的少数原因会导致大量的问题或缺陷。

四、

抽样调查统计

抽样调查统计包括抽取总体中的一个部分进行检验（例如，从加工完成档案中随机抽取30%~50%自查）。适当的抽样调查往往能降低质量控制成本。关于抽样调查统计有大量书面资料和规定。在一些应用领域，熟悉各种抽样调查技巧对于项目管理小组是十分必要的。

五、

流程图

质量控制中运用流程图有助于分析问题是如何发生的。 六、

趋势分析

趋势分析指运用数字技巧，依据过去的成果预测将来的成绩。

七、 岗位考核

按员工岗位考核标准执行，同时对加工小组进行集体考核。 八、

奖励措施

对通过公司各项考核及用户验收的小组给予相应的奖励。

4.4 应急赶工方案

 人员流动的应急方案：如果是员工临时离职，我们会先在内部员工间进

行调整，在保证不影响实施进度的情况下，48小时以内输送新人到岗。  档案遗漏的应急方案：当发现档案出现缺失、遗漏的情况，将立刻封锁

现场然后根据工单进行排查，同时翻看视频监控，定位问题源头。  档案破损的应急方案：如果出现人为失误导致的破损，将立刻上报用户

征求处理意见，同时做好裱糊准备。

 设备故障应急方案：当出现设备硬件故障时，立即更换备用设备，同时

更换硬盘，然后设备离场维修。

 突发灾难应急方案：现场的突发灾难一般是指电器设备短路发生自燃情

况，我们在加工档案时档案都是放在推车上的，只有当前用的一本放在桌上，因此出现事故时可以及时的、大范围的转移档案，其他人员使用现场准备的干粉灭火器帮助施救，同时我们也会提前给员工普及防火常识。

 信息泄密的应急方案：当发现有员工将手机、像机、纸笔等物品带入现

场时，立刻对其物品进行没收，对其本人进行审查，必要时送机关侦办。

5 项目实施团队

5.1 项目人员名单

5.2 资质证明材料

6 项目安全保密方案

项目安全保密方案包括档案实体及信息安全、人员、计算机等具体方案。

6.1 安全保密管理总制度

1、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。

2、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。

3、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

4、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

5、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

6、对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售7、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

6.2 档案实体安全管理制度

1、成立公司安全领导小组，项目经理为第一责任人，直接负责项目的安全管理工作。

2、认真贯彻执行各项安全生产法律、法规和安全标准。

3、建立健全安全管理责任制和安全操作规程，包括单位领导职责、各部门领导职责、项目经理职责和员工安全生产职责。

4、主持召开公司安全管理专题会议，及时通报公司安全生产工作情况及有关安全生产的重大问题，对各个项目的人员和档案的安全做联合检查并通报情况，整改安全隐患和不断改善安全条件。

5、档案中心必须安全建档，实行分级管理，归档文件要做到及时、准确、清晰、专人管理。

6、档案管理人员随时做好安全档案的保管，注意防盗、防火、防蛀、防潮湿、

防遗漏。若发生遗漏和失误要追究相关人员的责任。

7、查阅档案等需办理借阅手续，借阅者必须爱护并按期归还。各类资料、档案建立统计台帐。每半年对库房内档案资料盘点和统计一次。

6.3 项目工作人员保密措施

1、严格遵守《档案法》、《保密法》，遵守公司各项规章制度，服从工作安排，爱岗敬业，努力完成每月工作量。

2、严格遵守客户单位各项规章制度，服从客户单位的管理，团结协作，维护公司良好形象。

3、严格遵守档案资料的保密协定，保证档案资料的绝对安全；爱护财物，严禁故意损坏各种办公设备、生产工具和档案实物，违者视情节严重程度予以处罚。4、按时到岗，上下班须打卡签到，由项目经理负责考勤，迟到或早退者按公司规定予以处罚。

5、工作人员上班须穿戴工牌、工服，办公场所保持干净整洁，严禁做与工作无关的事情（如：长时间打电话，看小说，玩游戏，发信息，聊天，吵闹，听耳机，吃零食，拍照等）。

6、工作时间禁止会客，任何时间不得将外人带入工作现场。

7、严禁以各种形式将客户档案私自带出，或将电子数据私自刻录拷贝，违纪者公司将予以开除处理，并追究法律责任。

8、项目经理每天安排值日人员轮流打扫卫生，清洁工作现场；每周末要进行一次大扫除，保持工作现场整洁，消除安全隐患。

9、服从管理，令行禁止，凡违反上述规定一次处于50-100的罚款，情节严重予以警告直至辞退处理。

6.4 计算机设备安全管理

1.加工现场使用的是局域网，不与外界联通。 2.加工设备（PC机）上不保存数据。

3.PC机上全都无光驱、软驱、蓝牙、红外线和USB接口已被锁死或屏蔽。 4.服务器用铁制保护箱锁起来，任何服务器的操作必须双方面人员都在场的情况下实施，并有相应措施与手续等。

6.5 信息安全措施

1. 现场不允许讨论档案内容。

2. 不允许使用他人帐号登陆。

3. 现场废弃物、纸片、纸屑等统一收集保管，不得带出现场。 4. 如有违反一经查处立即开除。

6.6 安全文明操作管理制度

为了认真贯彻“安全第一，预防为主”的方针，树立高度安全防范意识，特制定本制度。

1、新进项目现场的工作人员必须经“三级安全教育”“安全保密培训”并且考核合格方能上岗，项目经理必须经过“档案上岗培训”，并取得相应“档案上岗证证”方能上岗担任项目经理。

2、严格遵守各项操作规程，精心操作，保证原始记录整洁、准确可靠。 3、岗位设置规范化，物品摆放应符合有关规定。

4、当班人员有权拒绝非本岗人员随意进入其岗位和动用其岗位任何物品，有权拒绝不熟练的人员接替其工作。

5、按时巡视检查，发现问题及时处理。发生事故要正确分析、判断，并及时向有关领导报告。

6、任何人不准带不相关人员进入项目现场。

6.7 档案统计制度

1、档案统计工作应做到准确性、及时性、科学性和连续性。

2、档案中心对接收的各类档案/文件，要办理交接手续，做好各类《档案移交清单》，一式两份，各存一份，以备核查和统计。

3、对接收的各类档案/文件，应逐卷/件整理，以件/卷/箱为单位统计档案现存总数量。

4、档案保管状况的统计。对遗失及损坏的档案要记录数量和原因。

5、每年进行一次档案提供利用的统计，内容包括借阅档案人次、件数，复印提供档案的数量，利用目的和效果。 6、定期统计一次档案的整理数量及情况。

7、定期统计一次本年度档案的归档情况，内容包括归档率、准确率、完整率。 8、定期进行一次档案综合情况统计，主要有档案总数量，本年度归档数量，库房及设备的增置情况，档案人员变更情况，提供档案利用的人次、件数、卷数、箱数，档案编研资料的编写情况等。

9、按上级主管部门要求填好统计报表并及时上报。

6.8 现场安全管理

1、工作区域管理工作人员在工作时间内不准会客，不到非工作场所，保持工作区域的安静，进出工作区域时需要两人以上行动。在工作间不允许抽烟、吃零食、大声喧哗及做其它可能损坏档案的事情。

2、实际操作管理工作人员不能无故察看和互相议论档案内容。工作时统一穿戴无口袋的工作服，出入工作室不得携带任何与工作相关的物品；工作过程中产生的碎纸、废光盘等工作垃圾不得私自处理，必须交由档案室值班人员统一处理。挂包、钱包等个人物品存放在指定位置，未经档案室管理人员同意，不得将工作间任何物品带出工作间外。

6.9 安全文明操作管理制度

1、通讯及存储设备管理现场工作人员不得携带任何手机、呼机等移动通讯设备以及软驱、移动硬盘、U盘等信息存储等设备。项目现场外面安放专门供现场实施人员存放物品的保险柜，每人一柜。进入现场前，需更换工作服装，存放通讯设备。

2、工作日志管理每位现场工作人员必须有每天的工作记录(时间、地点、数量等)，并进行定期检查。项目经理每天需对每位现场工作人员的工作日志进行核实和检查。

3、出入证使用管理工作人员工作场所的出入证件由专人管理，进入工作场所由证件管理者确认后当场发放，离开时交回。项目严禁未经许可放入非项目实施人员，私自带非操作人员入场纳入考核范围。

4、请销假制度管理工作人员一律由主管人员负责把关，严格请、销假制度，不得中途离职或无故不上班，实行奖惩制度。员工的请假（事假）需提前三天向项目经理进行申请，经批准方可请假；项目经理的请假需提前三天向公司人事部门及采购人（用户）负责人提出，经双方批准方可执行。员工和项目经理的病假需书面提出申请，并需向人事部门提供正规医院开具的相关证明文件。员工的离职需经客户方同意方可执行；项目经理的离职需提前一个月申请，公司批准后需报备客户方同意。

7 售后服务方案

包括本地化服务能力、售后服务要求的响应程度、服务方案、处理程序、响应及处理时间、质量保证措施、服务方式、培训方案等。

1、售后服务期限：项目验收交付使用后，加工单位要提供半年免费质量保证和售后服务。

2、售后服务方式及响应时间：采用现场维护方式，24小时热线响应，在接到电话要求后在4小时内到达维护地点，以保证数据的安全运行。

3、售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，严重问题中标公司要及时提出用户可接受的解决方案和服务承诺。

4、保修期内对故障光盘或移动硬盘提供免费补充刻录服务。

7.1 本地化服务

我司对于项目的质量情况，会组织专人定期进行巡检，安排售后服务经理进行抽检，巡检或抽检过程中发现质量问题，会及时进行解决。客户方如发现质量问题需解决，巡检人员也能够及时协助客户进行解决。

7.2 服务承诺

7.2.1 免费服务内容

1. 提供已交付影像文件的修正、重扫，以及遗漏文件的补充服务； 2. 提供修正数据及已损光盘的光盘补刻服务；

3. 提供已交付目录数据的纠正、及遗漏数据的补录服务； 4. 售后定期回访，对服务器上的数据提供校验服务；

5. 配合系统开发商提供由于用户方系统升级引起的数据迁移服务； 6. 提供档案数字化生产体系建设方面的技术咨询、指导服务； 7. 提供用户方技术人员和档案人员的相关培训工作；

8. 我司服务器中的所有数据及服务器在项目结束后留存×××档案馆保

留半年，以防止原来的备份数据与光盘等出现问题；半年以后取回服务器，并在双方人员在场情况下，对服务器硬盘进行格式化，彻底清除所有数据。

7.2.2 免费服务形式

我们在天津设有全国售后服务中心、办事处，均具有专业软硬件技术人员，并长期设有数字化加工操作资深人员，可以为用户方提供稳定、有效、快速的售后服务支持，提供 电话 和 现场 两种方式提供售后服务响应。

7.2.3 免费服务期限

我方承诺：本项目验收交付后我方提供1 年的 售后免费服务。 7.2.4 质量保证期限

我方承诺：本项目验收交付后我方提供 1 年的 质量保证服务。 7.2.5 服务响应时间

我方承诺：接到用户电话后1小时内响应，4小时内上门服务。 7.2.6 解决问题时间

我方承诺：一般情况的处理在 8小时 内解决问题，严重问题我们会在及时提出用户方可接受的解决方案和服务承诺。 7.2.7 免费服务期后

我方承诺免费服务期结束后，我公司仍将为用户免费提供数据迁移。 在免费服务期结束后，我公司将以优惠价格继续向用户提供服务。

7.3 质量保证措施

7.3.1 案卷质量控制

1、合理改进和优化项目流程，减少接触档案实物的岗位，档案在内部岗位 流转时，须交接清楚，并在签收单上签字确认。

2、所有档案实物统一由档案管理员集中管理，各岗位操作人员需领取实物 档案时，由档案管理员统一分发并相互核对确认。

3、档案管理员每天要对所保存的档案进行一次检查，并做好检查记录，发 现问题应及时汇报并采取相应的措施。

4、每天下班前操作人员必须及时归还完成的档案，未完成档案由操作人员 妥善保管；归还档案时，由档案管理员检查档案实物的完整性，是否有缺失，损

坏，涂改现象，确保档案的安全性和完整性。

5、档案装订后，由相关负责人统一排列上架，在档案运输过程中，必须由 2 个以上人员配送，防止档案丢失。

6、档案传递由专人负责，对档案员调取案卷进行核查，阅卷结束后收回案

卷。认真做好传送卷宗过程中的登记工作。保护移送档案的安全，不使无关人员

接触档案，遵守保密条例，保守档案秘密。不得违反操作流程，将未验收归档的

档案传递或提供查阅；严禁接收组、扫描组或其他组工作人员代为移送档案。 7.3.2 扫描质量控制

1）采用 A3 幅面以内的高速、平板扫描仪，如尺寸超过 A3 的，可选用大幅面图像扫描仪（AO）。

2）对于原件纸质较差的档案，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张高速平板扫描。

3）文件的存储格式为 TIFF 多页文档或者 PDF 多页文档格式。

4）对档案页面字迹清晰、不带插图的档案，黑白页面采用黑白二值模式进 行扫描，彩色页面采用彩色模式扫描；对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案，采用灰度或彩色模式扫描。分辨率一般为 200dpi，对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为 300dpi 或更高。

5）扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页文件名 大学深圳医院综合档案室规定的文件名，差错率不得超过 1%。 6）对扫描后的每页图像文件进行检查、存储。

7）在保留原扫描的每页图像文件的同时，利用软件工具把同一份纸质文件 的多个图像文件合并为一个多页 TIFF 格式文件或者多页 PDF 格式文件，文件名采用大学深圳医院综合档案室规定格式进行命名。

8）将扫描形成的图像文件全部刻录成光盘，并提供详细清单，不得有差错。 9）刻录盘片要求是包装的高质量光盘。

10）将扫描合并后的（多页 TIFF 格式或者多页 PDF 格式）每份图像文件对照数据库原有的目录数据，批量挂接并导入数据库。 7.3.3 著录质量控制

1、按原目录编目、系统录入

按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)和用户的要求(即上述案卷目录 和文件级目录要求)进行著录，建立档案目录数据库。并将档案影像文件、档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整的电子档案。

2、自拟目录编目、系统录入

按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)和用户的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。

3、目录数据质量检查

采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验)的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

4、一稿双录、人机校验

同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来(显红)，且不让通过。软件提示：“数据不一致请确认”。 随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。目录数据编目、系统录入人员，认真地逐条核对，在档案馆管理人员的指导、监督下，进行更正，差错率不得超过 1%；根据整理核对人员的差错报告，若是目录室的目录错误，则在档案馆目录管理人员指导下，进行更正，确保目录室目录准确无误。 7.3.4 数据挂接质量控制

数据挂接：将扫描完成的电子档案数据进行核对，无误后将电子档案挂接档案查询软件系统。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到 100％正确。

7.3.5 档案加工软件对质量实行全流程监控

将采取软件质检、专人质检、交叉质检、项目经理质检、客户质检和联合质检 6 大措施来严把质量关，确保档案加工质量始终符合客户方的要求。

（一）质量检查

1、纸质档案整理质量检查 （1）建立卷宗

在系统的“实物档案管理”栏点击“建立卷宗”，进入整理组组长为接收组所提交过来的案卷建立卷宗的操作界面。选择好相对应的案卷分类号，然后点击“查询”键，系统会将接收组所提交过来的案卷资料全部列出。

首先将待建卷宗的“案卷分类号”选择好，然后点击“新建卷宗”，系统自动生成一个卷宗号，点击“查看可建卷资料”再将下面的受理单号进行“打√”，点击“添加”键新建卷宗成功，点击“打印”即可打印相应“任务包追溯工作表”。

（2）组长分配资料

在系统的“实物档案管理”栏点击“组长分配资料”，进入组长向组员分配资料的操作界面。

组长在操作界面中选择好需要分配给资料的组员，然后把需要分配给此组员的卷宗号进行“打√”，最后点击下面的“分配”键，分配操作完成。

（3）整理组员接收资料

在系统的“实物档案管理”栏点击“组员接收资料”，进入组员接收组长分配的资料的操作界面。

组员在需接收的卷宗号前进行“打√”，然后点击上面的“接收所选”按键，接收资料成功。

（4）整理组员提交資料

在系统的“实物档案管理”栏点击“整理组员提交资料”，进入组员将整理好的资料提交給录入人員的操作界面。首先选择好分配人员,然后选择需要提交给的卷宗号,最后点击分配键分配成功。

2、信息著录质量检查

从系统随机抽取著录档案信息，核对是否有误。 3、扫描图像质量检查

点击校验系统中的“下载”按键，将扫描系统上传过来的扫描图片资料下载过来。

点击“下载”按键，系统会跳出受理单号选择框，选择好需要下载的受理单号图片资料，然后点“确定”键下载成功。

（二）加工流程全程质量监控

在系统的“综合查询管理”栏点击“档案查询”，进入管理人员查看档案内详细信息和扫描图片以及档案状态流转过程的操作界面。

首先在查询栏输入需要查询的档案的相关查询条件，然后点击“查询”键，系统会自动将属于此查询条件的档案信息全部列出。

看的受理单号前“打√”，点击“图像”按键，可以查看该受理单号内已扫描的电子图片；点击“卷内信息”按键，可以查看该受理单号的卷内详细信息；

点击“档案状态流转过程”，可以查看该受理单的所有操作流程。 点击“档案状态流转过程”，可以查看该受理单从档案接收、档案整理、信 息录入、打印条码、档案扫描、图像处理及工作量统计等全部流程的详细状态，从而通过加工软件实现档案加工全流程质量监控。

（三）项目经理质检

在系统的“实物档案管理”栏点击“档案检查”，进入归档人员对卷宗进行归档前的最后检查操作界面。

在需要归档的卷宗号前“打√”，然后点击“打开卷宗”键，将此卷宗打开。

7.4 质量管理体系

7.4.1 全流程管理

质量管理一直贯穿于整个档案加工作业流程，在档案加工的每个环节的交接过程中，下一环节均为上一环节的质检单位，加上软件质检、专人质检、项目经理质检以及与客户方的联合质检，真正意义上实现全员、全流程质量管理，确保档案管理质量。 7.4.2 制度管理

质量控制的关键在于常态化、制度化，制度管理体系中应有专门的质量管理内容，对流程控制、抽检机制等进行制度化约束和监控，以保障质量控制措施长期、有效地执行。 7.4.3 人员管理

质量管理的关键是“人”的管理。再完善的制度、机制在执行不力的情况下均将失去效果。首先，对运营团队的质量体系培训成为客户档案中心质量管理的关键，确保各运营档案对质量控制的各项制度、规定了然于胸。其次，严格规范每个成员在项目团队中的角色和职能，做到各司其职并对自己负责的工作负责。

再次，项目团队实现项目经理首要责任制，项目经理对项目团队成员的打造从挑选和培训开始，确保团队具有较强的凝聚力和执行力。最后，项目实现多劳多得的激励机制，对于按时保质保量完成工作任务的团队人员实现奖励，同时对于不适于团队发展或无法保质保量按时完成工作任务的人员实现考核淘汰制，保障了人员的素质和团队的效率。 7.4.4 质量文化管理

硬性规定的制度、流程、标准有一定的被动性、强制性，过度强调未必能达成良好的效果。客户档案中心运营团队应认识到质量文化的积极效用。在长期的宣传、感化下，形成良好的团队质量文化，养成良好的行为习惯是确保档案运营质量的关键。 7.4.5 质量管理制度

1、实施工作开展之前，明确每个人的工作职责及相应的注意事项，配备合适的实施工具，安排合适的工作环境，尽可能降低人为失误。

2、每批档案在整理核对工作结束后，由项目经理组织对整理核对工作的复查，发现差错，由整理核对人员更改。

3、每批档案在录入工作结束后，由项目经理组织对录入数据的复查，出现顺序问题或缺漏现象时，由录入人员负责重录。

4、每批档案在装订成卷后，由项目经理组织对装订顺序的复查，出现问题时，由工作人员重新装订。

5、每批档案在数据挂接工作结束后，由项目经理组织复查，出现问题，即时纠正。

6、项目施工中，由项目经理总结本周的成果和问题，对需要改进或纠正的问题及时进行综合分析，并将相应的处理方案更新到下一周的工作计划中进行实施，保证项目实施质量。

7、项目阶段验收后，项目经理根据对质量、进度等综合分析，并将相应的处理方案更新到下一阶段的工作计划中进行实施，保证项目实施质量。

8、项目总验收时，由项目经理与档案馆工作人员共同进行总体检查。 9、数据复查时，采用交叉检查的方式进行。 10、复查及修改均需保留完整记录。

11、错误修订不得跨日，不得影响正常工作。

7.5 培训服务

7.5.1安全保密培训

档案资料作为客户方的主要资产，其安全保密重要性不言而喻。我司作为专业的档案外包服务机构，对于安全保障尤为重视，安全保密培训亦放在非常重要的位置。我司在项目实施前，除对工作人员进行必要的政审面试、审核证件齐全(含：本人身份证、家庭成员的户口本复印件、当地派出所的证明、无犯罪记录，还需要对员工进行多次强化的安全保密培训。员工与公司需签订安全保密协议。 7.5.2项目实施前培训

档案整理扫描必须严格按照规定进行规范化、标准化的整理、立卷、扫描和归档，并同步做好各类档案信息录入档案软件管理的工作，在项目合同签订后，我司即开始安排相关的档案安全保密及整理技术培训工作， 7.5.3 项目实施中培训

项目实施过程中，为进一步优化项目成员的工作技能，提供工作效率，降低错误发生，我司会组织一系列的强化培训工作，培训内容主要有以下方面：档案整理方法、图纸折叠方法、档案整理流程、档案数字化流程、档案编目与录入等。