公文收发及档案管理制度

公文收发及档案管理制度

1. 公司的文件有办公室拟稿，文件形成后，按级别由分别由董事长、总经理和常务经理签发。业务文件由相关部门拟稿，分管副总经理审核、签发。

2. 属于机密的文件由核稿人登记，按不同类别编号后，按文印规定处理。

3. 文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

4. 公司的文件由办公室负责报送，送检人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果，机密文件由专人按核定的范围报送。

5. 已签发的文件由核稿人登记，并按类别编号后，按文印规定处理。 6. 经签发的文件原稿送办公室存档。

7. 外来的文件由办公室负责签收，并于接件当日填阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办：若属急件，应在接件后，即时报送。

8. 文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。若三日内不能办理完毕，应向办公室说明原因。

9. 所有文印人员应遵守公司的保密制度，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

10.打印正式文件，必须按文件签发规定，由总经理签署意见，送办公室打印。各部门草拟的文件合同、资料等，由各部门自行打印。

打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。

11.文件、传真应及时发送给相关人员，因积压延误而导致工作失误或造成的损失，追究当事人的责任。

12.严格执行公司保密文件的保管制度、安全制度、确保档案机密安全。

13.各部门应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门的收集、建档、保管、借阅和利用负责。

14.各类规章制度、办法、认识、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产权资料由办公室负责归档。 15.各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监、技术等图纸文字技术资料。质量资料由办公室负责归档。

16.各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由商务部及财务部归档。副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由办公室实行电脑化管理。

17.各项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由项目技术部负责归档。 18.归档资料必须符合下列要求： 1) 文件材料齐全完整。 2）根据档案内容合并整理、立卷

3) 根据档案内容关系、区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷 标题简明确切，便于保管和利用

19.档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分

管领导

20.加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案 保管工作。

24、文件收发相关文件见附表

YJY – WJ – 文件编号 文件版本 第 1 次修订 第 页 共 页 文件处理卡 发文部门： 发放日期： 年 月 日 文件名称 拟办意见 总经理 审阅 常务副总 审阅 副总经理 审阅 财务总监审阅 办公室 财务部 商务 合约部 工程部 其他阅者 YJY – WJ – 文件编号 文件版本 第 1 次修订 第 页 共 页 文件会签表 日期： 年 月 日 文件名称 总经理 修改意见 常务副总审阅 副总经理 修改意见 财务总监修改意见 办公室 商务 合约部 物资部 工程部 YJY – WJ – 文件编号 文件版本 第 1 次修订 第 页 共 页 文件传阅卡 日期： 年 月 日 文件名称 总经理 审阅 常务副总 审阅 副总经理 审阅 财务总监 审阅 办公室 商务 合约部 工程部 其他阅者